見にくいパワポはプレゼン失敗のもと！パワポのタブー５選

まずパワポでプレゼンする意味を理解することが大事

パワポで見にくい資料を作る人にはこんな特徴があります

＊とにかく伝えたいこと全部をパワポに織り込んでしまう
＊図や写真を上手に入れることができず文字ばかりになる
＊パワポの知識をひけらかしたいために色々な機能を入れ込む

こんな人の特徴を一言で言うと、
「要領が悪いのにそれを隠してカッコつける面倒臭い人」というところでしょうか。

こんな風に思われないためにも、見やすくわかりやすいパワポを作れるようにしていきたいものです。

次からは早速パワポのタブーをご説明していきます。もしご自分のパワポに思い当たることがあったらそこをすぐに改善してみると、格段に見やすいプレゼン資料が仕上がります。

タブー１：頭で考えながらパワポを作る

タブー１：頭で考えながらパワポをパワポに限らず、企画書などの資料を作るときはまず概略を紙に書き出して整理するのが賢いと言えます。
頭で考えながら作ると、ふと思いついた余計なことを入れてしまったり、大切なことが抜けたりします。

そんなことにならないようにするにいは、パワポを作る前にざっと紙に書き出すことをお勧めします。
㈰まず第一に「一番伝えたいこと」を紙に書き出します。
㈪そして、それを詳しく伝えるために補足として入れる項目をいくつか書き出します。
㈫もっとわかりやすく伝えるために一目で見てわかるグラフ、写真、図などがないか考えます。できればそれらによって余分な文字なくても相手に言いたいことが伝わるのが理想です。
㈬パワポのスライドをイメージしながら、ページ構成を考えていきます。

ここまでを紙ベースで一旦資料として簡単にサラッと作るのがわかりやすいパワポを作るコツです。

タブー２：文字のベタ打ち

パワポの概要を紙ベースで仕上げたら、早速PCに向かって作業を開始します。
ここでよくある問題が「文字のベタ打ち」です。

パワポというのは「見る資料」であって「読む資料」ではありません。

伝えたいことを要約できないタイプの人は、とにかく小さな文字でツラツラと説明文を入れますが、会議やプレゼンの場でそれを全部細かく読む人はいるでしょうか？
液プロや電子黒板で大画面に映し出された小さな文字ほど読みにくいものはないのです。

大切なのは
＊一番伝えたいことは色付けをしたり文字ポイント数を上げて目立たせる
＊補足内容はできるだけ短い文章、なるべく大きな文字で挿入する
＊写真や図を見ればそれだけで伝わるものを探し、文字を極力使わないようにする

こうやってパワポの１スライドに存在する文字の数を減らすことが見やすい資料につながります。
パワーポイントは「見る資料」なのです。

タブー３：多色使い

資料の作成を進めていくと、要点や強調したい箇所に色をつけたくなってきます。
「ここは赤で強調したっから、こっちは青にしよう。じゃあこっちは緑？」
こんな風に作業していると奇妙な「レインボーパワーポイント」が出来上がってしまいます。
想像してみて下さい、七色に光り輝くパワーポイントはどうでしょうか？
色がありすぎることで何が一番のポイントなのか？が全くわからない資料となってしまいます。

ここで大切なのは
＊伝えたいことの優先順位で色分けする（例：第一優先＝青、第二優先＝緑、第三優先＝水色）
＊説明文は黒を使う

こんな単純なことでいいのです。
優先順位を色分けすると見ている側も次第にその色分けが頭に入り、赤が一番言いたいことなんだな、と理解してくれます。
変に色を使ったパワポはただ見にくいだけで終了なのです。

また、色使いにはこんな裏技もあります。

＊相手の心に訴えかけるようなプレゼンをしたい場合は暖色系でまとめる＊
相手の心を動かして自分の考えを受け入れてもらう場合は寒色系でいきましょう。
営業マンが競争会社と自分の会社の製品比較を取引先に説明し、取引先の心を動かす必要がある時などにお勧めです。
人は暖色系を見ると心が和み自然と相手に心を開くという特徴があります。これを活かすのが狙いです。

暖色系＝赤、オレンジ、山吹色、薄ピンク、黄色、茶色

これらの色から見やすいもの、商品のイメージに合うものを３色ほど選んでみましょう。
注：黄色は反射して見えにくくなる場合があるので、背景色などに配慮して使うようにします。

＊自分の真っ直ぐな意思を伝えたい時は寒色系でまとめる＊
自分はこうやりたい！こう考えている！という真っ直ぐな気持ちを伝える場合は寒色系でいきましょう。
技術企画や新規事業戦略などでどうしても貫き通したい意見を伝える時にお勧めです。
寒色系は清らかでなにも裏がない透明なイメージがありますので、自分がどれだけ真剣かを相手に感じてもらうのに効果があります。

寒色系：青、水色、紫、緑、黄緑

こちらもやはり３色ほど使って見やすくまとめることがポイントです。

タブー４：アニメーションを多用する

パワポを使っていると「アニメーション」を入れたくなる心理はよくわかります。
しかし、これってどれだけ必要でしょうか？
以前、私の後輩がパワポの文字から図から何から何までアニメーションで動かす資料を作ったことがあります。
正直、アニメーションに目がいって何が言いたいのか全くわかりませんでした・・・。

アニメーションとは、強調したい文字などをクルクルっと動かしながらスライドに挿入する機能です。
これは「説明する人がいる」プレゼンではあまり必要のない機能だと私は思います。
人がパワポを見ながら説明し、言葉で強調して相手に伝えているわけですから・・・。

アニメーションを使ったパワポが威力を発揮するのは「説明する人がいない」場での宣伝などです。
例えば、家電量販店で携帯電話のコーナーにTVを置き、そのTVにパワポで作った販促データを流す場合などです。誰も説明する人がいない場合はアニメーションで強調したいコンテンツを動かすのが効果的と言えます。

アニメーションを多用すると、それを見た若い同僚などは「あいつ、カッコつけやがって！」と思うでしょうし、年配の上司や取引先の方は「え？んん？今なんか動いたけど？？？」とアニメーションに目をやるのが精一杯なだけです。

アニメーションはどうしても使いたい場所にだけ、数箇所に留めるようにしましょう。

タブー５：図や写真を全く使わない

これは最初の方にも出てきたお話ですが、これができない人が意外にいるのが驚きです。

何度も申し上げますが、プレゼン資料は「見る資料」です。
限られた会議の時間の中で、どれだけ自分の言いたいことを伝えられるか？は「見てわかる資料」が作れるかどうかにかかっています。

見てわかる資料に必要な情報の例としては
＊写真：この写真を見れば現場の状況がひと目でわかる。
＊グラフ：グラフで直近半年の売り上げを表示する。
＊クリップアート：この企画がうまくいけばこんな風になりますよ、とイメージさせる絵を入れる。
＊SmartArt：物事の循環や階層構造を図で表し、相手にイメージしやすくさせる

いかがですか？なんとなくわかりやすい資料になる気がしませんか？
一目でわかるものを入れるか入れないかだけでプレゼン資料の見た目と内容がガラッと変わります。

ちなみに、写真やグラフの入れ方がわからない、なんてことだとお話になりませんので、そんな方はまずOfficeの基本をもう一度見直してくださいね。

優れたソフトを使いこなすために

パワーポイントはとても優れたソフトです。
これをうまく利用するだけで短時間で相手に言いたいことを伝えられます。
わかりやすく見やすく、要点がまとまっている資料を作れるビジネスマンこそ真のビジネスマンです。
パワポが使えない、使えるけど使いすぎちゃう、そんなビジネスマンとはおさらばしましょう。