評価爆アゲ！？最強議事録・議事メモ作成のコツ

議事録・議事メモとは？

議事録、書くことあります？

新入社員とか、中途入社でも日が浅い人とか年が若い人は書く機会が結構あるかも。

その会議体で一番年下の人や新入りの人が書く役割のことが多いです。

ちなみに、「議事録」というと正式なお作法があるものなので、官公庁などできちんとした記録を残さなければならない場合を除き、ビジネスで普段使う際には「議事録」とは呼ばずに、「議事メモ」として作成し、送付することが多いです。

議事メモの基本的な目的は、会議の記録・情報の共有にあることが多く、参加者・欠席者・関係者向けに会議内容や結論、アクション項目などを周知するために使われることが多いです。

新人研修等でも取り上げられることも多いですが、結構苦手意識を持っている人も多いトピック。

しかし、筆者の経験上、ちょっとした意識で驚くほど精度の高い議事メモの作成が可能になり、あまり労力をかけずに手軽に評価を上げられる、実はかなりおいしい作業だったりします。

ここでは、評価を上げる議事メモ作成のコツを大公開しちゃいます！

議事メモ作成のコツ①　～ スピードにこだわる

議事メモ作成のコツ、その1、スピードに徹底的にこだわること。

研修などでは「会議の当日か翌日までに」「30分～1時間以内の作業時間で」作成することが推奨されることが多い気がしますが、まわりの評価を上げる議事メモ作成にはそれではだめで。

私は予定が詰まっている場合などの緊急時を除いて、基本的に「会議の終了時か終了から30分以内までに」「会議中か会議後30分以内の作業時間で」作成することを心がけています。

会議の意味はあくまで会議内にあり、議事メモにはない。

そのため、会議にきちんと参加することは必須で、会議終了とともに会議の価値は終わる。

議事メモも会議の延長であり、会議終了からその意味は減退していく。

そのため、スピード感が命。

よく議事メモにすごく時間をかける人がいますが、会議はすでに終わっていて、時間をかけるほど、議事メモの意味は薄れて行く。

また、練れば練るほど内容がよくなるもの…でもないので、細かいことは気にせずに、会議中に作成できたもので関係者に送ってしまうのがよいかなと思います。

会議中に議事メモ作成をすると、会議にもより集中して参加できたりします。

わかってない部分があると、議事メモの表記もあいまいになってしまうので、議事メモを書きながら参加していると、理解があやふやな部分が気になってきて、会議中に疑問点をつぶすきっかけにもなる。

まずは意識を変えて、徹底的なスピード重視にシフトしましょう。

議事メモ作成のコツ② ～ テンプレートを活用する

議事メモ作成のコツ、その2、テンプレートを徹底的に活用すること。

何事もそうですが、品質とスピードの確保のためには、標準化を進めることが有効。

議事メモにおいても、後々の作業を円滑化させるための標準化の意識が有効で、今までの筆者の経験から作ったテンプレートを徹底的に活用するのが有効かと思います。

これ、色々試行錯誤の末、現在の項目は下記。

【日時 / 場所】
【参加者】
【会議概要】
【Next Action】
【会議詳細】

会議中に、メールを新規作成しておき、【会議詳細】の部分にどんどんメモする。

合間を見て【会議概要】や【Next Action】も埋めていく。

そして、会議中に出席者＋欠席者＋関係者をメールの宛先に加え、会議終了とともに、間髪入れずに送付する。

議事メモ作成のコツ1のスピードを重視するためにも、このテンプレートを活用するのは有効です。

何度かやっていると、コツもつかめ、会議の進行にあわせて内容を埋めることも簡単になっていきます。

また、後々会議の内容を思い出すためにも、形式はメールにしておくと、後で検索などをして見返すことができて便利。

件名には会議名と日付をいれておくと、後で探す時にも楽です。

ちなみに順番にも意味があって。
基本的にはメール上部の【会議概要】と【Next Action】を読めば要旨がわかるようにします。
で、詳細が気になる人だけメール下部の【会議詳細】を見てもらいます。

評価を上げる議事メモ作成に向けて

以上、評価を上げるための議事メモ作成のコツ2つ、スピードにこだわり、テンプレートを徹底活用すること。

結構苦手と言っている人も多いですが、要領を覚えてしまえばなんてことはないもの。

特に議事メモ作成係に指名されていない時でも、勝手に書いておいて、会議終了とともに関係者に送り付けると、手軽に「おっ」と思われたりします。

さらに、精度を上げて、評価を上げたい場合には、会議の前後にもこだわるといいかもしれません。

会議前においては、会議の目的やアジェンダの確認、関連資料の事前確認、出席者や欠席者、議事メモを送付すべきその他関係者を確認しておく。

事前にきちんと情報を把握しておくことで、会議当日の理解も深まり、議事メモ作成がより簡単になります。

また、会議後においては、会議終了とともに議事メモを共有するだけではなく、【Next Action】に書いた内容が正しく実行されているかをモニタリングしてあげられるとベター。

担当者に期限内のアクションが遂行されているかを確認し、必要に応じてその結果も関係者に共有する。

会議の前後にもきちんと配慮しておくと、議事メモ作成でより評価を上げられるだけではなく、会議自体もより有意義なものとすることができます。

ぜひ、議事メモ作成の機会がある際には、評価を上げられる絶好のチャンスと思って活用してみてください。