仕事で使える！ミスを減らすエクセル術

エクセルで手戻りが多い、ミスが多いとお悩みの方へ

仕事でエクセルを使っている方でこういう方多くいらっしゃると思います。
複雑になればなるほどミスをしやすいのは事実です。
実際コンサルの仕事になると数十枚のエクセルシートを連関させて数字を構築するといったことをよくやります。複雑なので少しのミスならばいいですが、まずいミスは①根本的な要素のミス、②発見困難なミスです。これらは手戻りにつながりタイムキラーになるので要注意。

こうしたミスが多い方の特徴は以下の3点だと思います。
①まず手から動く
②とりあえず数字を入れる、ベタウチを多用
③数的センス、エクセルリテラシーが低い

①、②は「やり方」で、③は「能力」の話です。
それぞれについて、以下の点でミスの具体例と解決策を提示しましょう。

まず手から動くミス

（なにがまずいのか？）
エクセルの全体像を考えずに、なんとなく作業しはじめる方のことです。
数枚のエクセルならばいいのですが、いろいろ連関するエクセルを作成する場合には、この最初から組み立てていった構造が邪魔になることが多々あります。
心理的に一度作ったエクセルを壊すことに抵抗があることから、無理に追加作業を加え非常に複雑なエクセルになり、ミスが多発する引き金となります。
例えるならば、基礎工事がしっかりしていない場所に無理やり家を建てるようなものです。


（あるべき姿）
エクセルというのは「ある程度の最終形」や「データの流れ」をイメージしながら作るべきです。
そして追加処理が発生しそうな要素を考慮しながら、追加処理がしやすい構造でエクセルを作る。
これにつきます。心がけ次第なのですが、コンサルで仕事していてこれができていない方結構います。
こうしたエクセルは見ていて非常に理解しやすい点も特徴であり、後からチェックしやすいという利点もあります。

とりあえず数字を入れる、ベタウチを多用のミス

（なにがまずいのか？）
構造の次に問題となるのが、数字の入力の仕方。
とりあえず数字を入れる、数字をベタウチするという方いますが、これは本当にやめたほうがいいです。なぜなら、①その時はよくてもしばらくするとなんでその数値か忘れる、②ほかの数字前提が変わったときに自動で変わらない、といった点でチェックが難しく、ミスを多発するのです。

（あるべき姿）
このミスを減らす方法は、①関数を使うこと、②ベタウチではなくセル参照にすることにつきます。
それから、もしベタウチをする場合には「そのセルをハイライトしておくこと」、これが大事です。そうすることで後でチェックしやすくなるので間接的にミスを防止できます。

数的センス、エクセルリテラシーが低いことによるミス

（なにがまずいのか？）
ここは2つのことを言っています。
①数値の変動を反映し漏れている、②反映しようとは思ってもうまくできていないの2つです。
①についてはAという要素が変化したらA'も変わるべきなのに漏れているということです。
②はその関数設定ができていないということ。
これらは純粋にはミスではないのですが、間違っているという点で同様だとお考えください。

（あるべき姿）
裏表のことをいいますが、数字の背景を理解しながらエクセルの関数を巧みに活用して構造を作ることです。数字の背景を理解するというのはエクセルとは異なる別のビジネススキルですが重要です。
関数については基本的な関数を記憶しておけば後は組み合わせでだいぶ解決するということを知っておきましょう。あとは慣れです！

最後のチェックも重要

こうしてエクセルができたら最後はチェックをしましょう。
チェックの仕方自体は特に指摘することはないのですが、チェックしやすいエクセルを作るというのが大事です。
したがって前述のように①ベタウチのところはハイライトする、②関数設定や前提が複雑な部分はロジックを書いておく、③そもそも見やすく変更に柔軟に対応できる構造にする、④未了事項をリスト化しておき消込をする
といったことをしましょう。


上記の記述は私が仕事をしている中で実際に使っているものです。
みなさんも活用して、周りよりも一歩先にいけるように努力しましょう。
もし本を読むなら以下の本がオススメです。（外資系の・・・はイマイチ）