商談に遅れた時の心構え

不測の事態に備えて

スマートフォンを含む携帯電話やメールが普及した最近では、昔のように連絡が取れなくて約束に遅れるということは減ったと思われます。しかし多忙なビジネスマンの方は、不測の事態で遅刻してしまうこともありえます。そうした場合の対処方法についてご紹介します。

恋愛とビジネスの違い

不測の事態で大切な約束に遅れてしまうのは、ビジネスシーンで起こりえることです。まず最初に必要なことは潔く謝ることです。言い訳することから始めると、相手とこじれる原因になります。「どうしようもない理由があった」「自分に否はない」と思うことがあっても、まず謝ることから始めましょう。これが例えば、プライベートなデートなどの恋愛にまつわるケースであれば違ってきます。恋愛の場合は、基本的に恋人と過ごす時間自体に価値、つまり利益があります。なので、あなたが一緒に過ごせなかった分の内容は、時間帯をずらすことができて「提供することに価値」があると言えます。しかし、恋愛とビジネスでは、時間の概念が大きく異なっています。

ビジネスマンと過ごす時間は「経費」

ビジネスの場合は「時間帯をずらす」ことができるとは限りません。そして多くのビジネスマンの立場で、忘れてはいけない重要なことは、相手と過ごす時間そのものが商品価値ではないということです。提供する情報の質や量に価値があり、お客様は商品を購入するための必要経費として、自分の時間を使っているのです。ですから日ごろから、「お客様と会うということは、即ちビジネスマンの自分がお客様から時間を奪っている」という意識を持ち、浪費と感じさせないような内容の時間を提供する必要があります。

遅刻から推し量られるスキル

また、遅刻をしてしまった際に注意しなければいけないことがあります。遅刻をしてしまったことによって、次の三つの能力を推し量られてしまうことです。
一つ目は、遅刻をすることが予想し連絡できたか、というリスク予測能力。
二つ目は、遅刻しないように先回りして対応できたか、というリスク回避能力。
三つ目は、突発する変化に対応できたか、という臨機応変対応力です。

例えば、お客様が関心を持っている事柄のひとつとして納期の確保があります。このビジネスマンが「いつでも納期を守ってくれるか」「納期が遅れそうな場合にそれを予想し、早めに連絡をくれるか」「万が一、発生したトラブルに柔軟に対応できるか」など、いくつもの不安要素に備えたい気持ちを持っています。遅刻をするビジネスマンはこれらに対する信頼を失いやすいものです。この例に限らず、ビジネスマンはいつでもお客様の想いを想像して、気持ちにきちんと向き合って対応をしていくことが求められます。

常に相手のために

ここから、遅刻した時にビジネスマンが行うべきことは、お客様に芽生える不安を払拭してあげることです。いつも以上に情報の質や量を高めるように注意し、面会後もいつも以上に丁寧なフォローをして相手の不安を払拭することを心がけましょう。